0.5 Manajemen proyek
Inisiasi adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan,
pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat
mencapai tujuan-tujuan proyek. Proyek adalah sebuah kegiatan yang bersifat sementara yang telah
ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya (dan biasanya selalu dibatasi
oleh waktu, dan seringkali juga dibatasi oleh sumber pendanaan), untuk mencapai
tujuan dan hasil yang spesifik dan unik,[1] dan pada umumnya untuk menghasilkan sebuah
perubahan yang bermanfaat atau yang mempunyai nilai tambah. Proyek selalu
bersifat sementara atau temporer dan sangat kontras dengan bisnis pada umumnya
(Operasi-Produksi)[2], dimana
Operasi-Produksi mempunyai sifat perulangan (repetitif), dan aktifitasnya
biasanya bersifat permanen atau mungkin semi permanen untuk menghasilkan produk atau layanan (jasa/servis). Pada prakteknya, tipe manajemen pada kedua sistem ini sering berbeda, dengan
kemampuan teknis dan keputusan manajemen strategis yang spesifik.
Tantangan
utama sebuah proyek adalah mencapai sasaran-sasaran dan tujuan proyek dengan
menyadari adanya batasan-batasan yang telah dipahami sebelumnya. [3] Pada umumnya batasan-batasan itu adalah ruang
lingkup pekerjaan, waktu pekerjaan dan anggaran pekerjaan. Dan hal ini biasanya disebut dengan
"triple constrains" atau "tiga batasan". Dengan semakin
meningkatnya kesadaran akan harkat dan martabat individu dalam menjalankan
proyek, maka batasan ini kemudian berkembang dengan ditambahkan dengan batasan
keempat yaitu faktor keselamatan. Tantangan selanjutnya adalah bagaimana mengoptimasikan dan pengalokasian
semua sumber daya dan mengintegrasikannya untuk mencapai tujuan
proyek yang telah ditentukan.
Sejarah
Tidak
ditemukan sumber yang pasti mengenai bagaimana sejarah manajemen proyek yang
sebenarnya. Namun, bukti terhadap diimplementasikannya ilmu manajemen proyek
sudah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dapat dibuktikan dengan adanya
piramid raksasa di kota Mesir. Piramida yang secara umum merupakan sebuah bangunan yang berfungsi
sebagai makam raja-raja dan juga sebagai sarana tempat peribadahan, merupakan
bukti yang paling menakjubkan dari penerapan ilmu manajemen proyek pada masa
lalu. Pembangunan piramid yang tidak dilakukan sembarangan membuktikan bahwa
desain dari setiap sudut bangunan diperhitungkan dengan sangat teliti. Hampir
setiap piramid dibangun dengan memperhitungkan jarak piramid dengan matahari,
karena matahari merupakan elemen terpenting bagi kehidupan masyarakat kuno.
Pembangunan piramid ini tidak mungkin dapat terlaksana jika tidak ada orang
yang melakukan perencanaan, pengorganisasian dan menggerakkan para pekerja
serta melakukan pengontrolan dalam pembangunannya. Dan sejarah pun mencatat
bahwa bangsa Indonesia juga mempunyai catatan gemilang dalam Manajemen Proyek,
salah satunya adalah Borobudur yang dibangun pada kurun waktu antara 760 dan 830 AD pada
masa puncak kejayaan wangsa Syailendra di Jawa Tengah.
Sebagai
sebuah dispilin keilmuan, Manajemen Proyek dikembangkan dari beberapa bidang
aplikasi termasuk didalamnya konstruksi sipil, teknik rekayasa, dan juga
aktivitas di bidang HANKAM (pertahanan-keamanan)[5]. Manajemen
Proyek telah diterapkan dari awal perabadan manusia. Di antaranya misalnya
Vitruvius (1 abad SM), Christopher Wren (1632-1723), Thomas Telford (1757-1834)
dan Isambard Kingdom Brunel (1806-1859).[6]
Kemudian
baru pada tahun 1900 an Manajemen Proyek dengan proses sistematiknya diterapkan
pada proyek rekayasa yang kompleks. Dua tokoh yang fenomenal dari manajemen
proyek. Adalah Henry Gantt, disebut ayah dari teknik perencanaan dan kontrol [7], yang
terkenal dengan penggunaan tentang Gantt chart sebagai alat manajemen proyek;.
dan kemudian Henri Fayol untuk ciptaan-Nya dari 5 fungsi manajemen yang
membentuk dasar dari tubuh pengetahuan yang terkait dengan proyek dan manajemen
program [8]. Gantt dan
Fayol, keduanya adalah mahasiswa Frederick Winslow Taylor untuk memperdalam
teori manajemen ilmiah. Karyanya adalah pelopor alat manajemen proyek modern
termasuk rincian struktur kerja (WBS - Work Breakdown Structure) dan alokasi
sumber daya.
Tahun 1950
menandai awal era Manajemen Proyek modern datang bersama-sama dengan bidang
Rekayasa Teknis (Enjinering) sebagai satu kesatuan. Manajemen proyek menjadi
dikenal sebagai suatu disiplin ilmu yang berbeda yang timbul dari disiplin ilmu
manajemen dengan model rekayasa Di Amerika Serikat [9]. Sebelum
tahun 1950-an secara garis besar, proyek dikelola dengan menggunakan Grafik
Gantt, sebagai suatu alat dan teknik informal. Pada saat itu, dua model
penjadwalan proyek dengan model matematis sedang dikembangkan. Yang pertama
adalah Metode Jalur Kritis (CPM - Critical Path Method) yang dikembangkan pada
suatu proyek sebagai usaha patungan antara DuPont Corporation dan Remington
Rand Corporation untuk mengelola proyek-proyek pemeliharaan tanaman. Dan yang
kedua adalah "Evaluasi Program dan Tinjauan Teknik" (atau PERT -
Program Evaluation and Review Technique), dikembangkan oleh Booz Allen Hamilton
sebagai bagian dari Angkatan Laut Amerika Serikat (dalam hubungannya dengan
Lockheed Corporation) dalam pengembangan Program rudal kapal selam Polaris;
Perhitungan teknik matematis ini kemudian cepat menyebar ke perusahaan-perusahaan
swasta untuk diterapkan. Dalam waktu yang sama, model penjadwalan-proyek juga
sedang dikembangkan, teknik menghitung biaya proyek, manajemen biaya, dan
ekonomi teknik terus berkembang, dengan kepeloporannya oleh Hans Lang dan
lain-lain.
Pada tahun
1956, American Association of Cost Engineers (AACE), yang sekarang disebut AACE
Internasional; Asosiasi Internasional untuk ahli Teknik Biaya yang pada awalnya
dibentuk oleh praktisi manajemen proyek dan spesialisasi terkait dengan
perencanaan dan penjadwalan, perkiraan biaya , dan pengenadalian jadwal proyek
(Pengendali Proyek - Project Control). AACE terus bekerja sebagai perintis dan
pada tahun 2006 pertama kali merilis proses yang terintegrasi untuk manajemen
portofolio, program dan proyek (Total Cost Management Framework). AACE
meneawarkan beberapa sertifikasi seperti CCE, PSP dan lain sebagainya.
Pada tahun
1967, International Project Management Association (IPMA) didirikan di Eropa,
sebagai sebuah federasi dari beberapa asosiasi manajemen proyek nasional. IPMA
memelihara struktur federal hari ini dan sekarang termasuk asosiasi anggota
pada setiap benua kecuali Antartika. IPMA menawarkan Sertifikasi Tingkat Empat
program yang berdasarkan Baseline IPMA Kompetensi (ICB). ICB ini mencakup
kompetensi teknis, kompetensi kontekstual, dan kompetensi perilaku.
Pada tahun
1969, Project Management Institute (PMI) dibentuk
di Amerika Serikat.PMI menerbitkan buku Panduan yang sering disebut dengan PMBOK Guide (Project
Management Body of Knowledge Guide), yang menggambarkan praktek manajemen
proyek yang umum untuk "hampir semua proyek dan hampir semua waktu".
PMI juga menawarkan beberapa sertifikasi seperti PMP, CAMP dan lain sebagainya.
Di Indonesia
sendiri Manajemen Proyek berkembang pada era tahun 1970-1990 an diawali dengan
semakin banyaknya berkembang proyek-proyek infrastruktur yang banyak memerlukan
profesional di bidang Manajemen Proyek. Salah satunya yang berdiri pertama kali
adalah Project Management Institut Chapter Jakarta (yan sekarang disebut PMI -
Indonesia). PMI Indonesia didirikan pada tahun 1996 dan merupakan organisasi
yang didedikasikan untuk meningkatkan, konsolidasi dan penyaluran manajemen
proyek Indonesia dan bekerja untuk pengembangan pengetahuan dan keahlian untuk
kepentingan semua stakeholder. Organisasi ini adalah salah satu cabang dari Project Management Institute
(PMI), sebuah organisasi, nirlaba profesional di seluruh dunia terkemuka.
Dan pada
tanggal 16 Juli 1999 didirikanlah Ikatan Ahli Manajemen Proyek Indonesia
(IAMPI) yang merupakan asosiasi dari para Ahli Manajemen Proyek Indonesia dan
didirikan di Jakarta, sebagai salah satu asosiasi profesi anggota LPKJ. Lembaga
IAMPI ini juga menawarakan sertifikasi yang betaraf nasional di Indonesia.
Dan terakhir
adalah lembaga ITAPPI (Ikatan Tenaga Ahli Pengendali Proyek Indonesia) yang
didirikan pada tahun 2008 dan merupakan organisasi profesional dengan bidang
pengendali proyek (Project Control). lain hal nya dengan yanglain ketika itu,,,,
Proses
Pendekatan
mengenai tahapan proyek secara umum adalah mengidentifikasi urutan langkah yang
harus diselesaikan. Dalam "pendekatan tradisional" ini, lima komponen
perkembangan proyek dapat dibedakan (empat tahap ditambah kontrol) dan ditambah
lagi tahapan penyelesaian proyek, yang dapat juga dapat disebut "Siklus
Kehidupan Proyek" (Project Life Cycle). Secara umum, siklus hidup proyek
merupakan suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana sebuah
proyek direncanakan, dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk
dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai. Terdapat lima tahap kegiatan
utama yang dilakukan dalam siklus hidup proyek yaitu :
§
inisiasi;
§
perencanaan dan desain;
§
pelaksanaan dan
konstruksi;
§
pemantauan dan sistem
pengendalian;
§
penyelesaian.
Tahap Inisiasi
Tahap
inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek
disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin
diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan
permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk
memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan
sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi
telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek
dapat dibentuk.
Tahap
Perencanaan dan Desain
Ketika ruang
lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka aktivitas proyek
mulai memasuki tahap perencanaan. Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan
disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan
proyek berlangsung. Adapun aktivitas yang akan dilakukan pada tahap ini adalah
membuat dokumentasi project plan, resource plan, financial plan, risk plan,
acceptance plan, communication plan, procurement plan, contract supplier dan
perform phare review.
Tahap
Eksekusi (Pelaksanaan proyek dan/atau Konstruksi) Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka
aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek.
Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun.
Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi.
Tahap
Pemantaun dan sistem Pengendalian
Sementara
kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan
guna memantau dan mengontrol penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir
proyek.
Tahap
Penutupan
Tahap ini
merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil akhir proyek
(deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan,
kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan
kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai
dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini yaitu melakukan
post implementation review untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan
mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung
sebagai pelajaran untuk proyek-proyek dimasa yang akan dating. Organisasi Proyek
Tahapan ini merupakan tahapan sebuah proyek sebelum kemudian ditutup
(penyelesaian). Namun tidak semua proyek akan melalui setiap tahap, artinya
proyek dapat dihentikan sebelum mereka mencapai penyelesaian. Beberapa proyek
tidak mengikuti perencanaan terstruktur dan / atau proses pemantauan. Beberapa
proyek akan melalui langkah 2, 3 dan 4 beberapa kali.
Banyak industri menggunakan variasi pada tahap-tahapan proyek ini. Sebagai contoh, ketika bekerja pada sebuah perencanaan desain dan konstruksi, proyek biasanya akan melalui tahapan dengan nama yang berbeda-beda seperti pada tahapan Perencanaan dengan nama: Pra-Perencanaan, Desain Konseptual, Desain Skema, Pengembangan Desain, Gambar Konstruksi (atau Dokumen Kontrak), dan/atau Administrasi Konstruksi.
Banyak industri menggunakan variasi pada tahap-tahapan proyek ini. Sebagai contoh, ketika bekerja pada sebuah perencanaan desain dan konstruksi, proyek biasanya akan melalui tahapan dengan nama yang berbeda-beda seperti pada tahapan Perencanaan dengan nama: Pra-Perencanaan, Desain Konseptual, Desain Skema, Pengembangan Desain, Gambar Konstruksi (atau Dokumen Kontrak), dan/atau Administrasi Konstruksi.
Topik yang lain
Manajemen
Proyek Konstruksi
Proyek
konstruksi adalah suatu rangkaian kegiatan yang sifatnya hanya dilakukan satu
kali. Pada umumnya proyek konstruksi memiliki jangka waktu yang pendek. Didalam
rangkaian kegiatan proyek kontstruksi tersebut, biasanya terdapat suatu proses
yang berfungsi untuk mengolah sumber daya proyek sehingga dapat menjadi suatu
hasil kegiatan yang menghasilkan sebuah bangunan. Adapun proses yang terjadi
dalam rangkaian kegiatan tersebut tentunya akan melibatkan pihak-pihak yang
terkait baik secara langsung maupun tidak langsung. Dengan terlibatnya banyak
pihak dalam sebuah proyek konstruksi maka hal ini dapat menyebabkan potensi
terjadinya konflik juga sangat besar sehingga dapat diambil sebuah kesimpulan
bahwa proyek konstruksi sebenarnya mengandung konflik yang cukup tinggi juga.
Manajemen
Konstruksi pada umumnya akan meliputi mutu fisik konstruksi, biaya dan waktu.
manajemen material serta manjemen tenaga kerja. Pada prinsipnya, dalam
manajemen konstruksi, manajemen tenaga kerja merupakan salah satu hal yang akan
lebih ditekankan. Hal ini disebabkan manajemen perencanaan hanya berperan
sekitar 20% dari rencana kerja proyek. Sisanya manajemen pelaksanaan termasuk
didalamnya pengendalian biaya dan waktu proyek. Adapun fungsi dari manajemen
konstruksi yaitu :
1. Sebagai Quality Control sehingga dapat menjaga kesesuaian
antara perencanaan dan pelaksanaan
2. Mengantisipasi terjadinya perubahan kondisi di lapangan
yang tidak pasti serta mengatasi kendala terjadinya keterbatasan waktu pelaksanaan
3. Memantau prestasi dan kemajuan proyek yang telah dicapai.
Hal itu dilakukan dengan opname (laporan) harian, mingguan dan bulanan
4. Hasil evaluasi dapat dijadikan tindakan dalam pengambilan
keputusan terhadap masalah-masalah yang terjadi di lapangan
5. Fungsi manajerial dari manajemen merupakan sebuah sistem
informasi yang baik yang dapat digunakan untuk menganalisis performa dilapangan
Manajemen
Waktu Proyek
Manajemen
waktu proyek merupakan salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang
manajer proyek. Manajemen waktu proyek dibutuhkan manajer proyek untuk memantau
dan mengendalikan waktu yang dihabiskan dalam menyelesaikan sebuah proyek.
Dengan menerapkan manajemen waktu proyek, seorang manajer proyek dapat
mengontrol jumlah waktu yang dibutuhkan oleh tim proyek untuk membangun
deliverables proyek sehingga memperbesar kemungkinan sebuah proyek dapat
diselesaikan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Terdapat beberapa
proses yang perlu dilakukankan seorang manajer proyek dalam mengendalikan waktu
proyek yaitu : 1. Mendefinisikan aktivitas proyek. Merupakan sebuah proses
untuk mendefinisikan setiap aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan
proyek. 2. Urutan aktivitas proyek. Proses ini bertujuan untuk mengidentifikasi
dan mendokumentasikan hubungan antara tiap-tiap aktivitas proyek. 3. Estimasi
aktivitas sumber daya proyek. Estimasi aktivitas sumber daya proyek bertujuan
untuk melakukan estimasi terhadap penggunaan sumber daya proyek. 4. Estimasi
durasi kegiatan proyek. Proses ini diperlukan untuk menentukan berapa lama
waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek. 5. Membuat jadwal proyek.
Setelah seluruh aktivitas, waktu dan sumber daya proyek terdefinisi dengan
jelas, maka seorang manager proyek akan membuat jadwal proyek. Jadwal proyek
ini nantinya dapat digunakan untu menggambarkan secara rinci mengenai seluruh
aktivitas proyek dari awal pengerjaan proyek hingga proyek diselesaikan. 6.
Mengontrol dan mengendalikan jadwal proyek. Saat kegiatan proyek mulai
berjalan, maka pengendalian dan pengontrolan jadwal proyek perlu dilakukan. Hal
ini diperlukan untuk memastikan apakah kegiatan proyek berjalan sesuai dengan
yang telah direncanakan atau tidak. Setiap proses di atas setidaknya terjadi
sekali dalam setiap proyek dan dalam satu atau lebih tahapan proyek.
FWDNJK9QE2EJ
Manajemen
Ruang Lingkup Proyek
Salah satu
kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek handal adalah
kemampuan dalam melakukan manajemen ruang lingkup proyek. Dalam hal ini,
seorang manajer proyek harus mampu memastikan bahwa seluruh aktivitas yang
dilakukan dalam proyek adalah aktivitas yang berhubungan dengan proyek dan
aktivitas tersebut telah memenuhi kebutuhan proyek. Dengan kata lain, manajemen
ruang lingkup proyek memiliki fungsi untuk mendefinisikan serta mengendalikan
aktivitas-aktivitas apa yang bisa dilakukan dan aktivitas-aktivitas apa saja
yang tidak boleh dilakukan dalam menyelesaikan suatu proyek. Terdapat beberapa
proses yang perlu dilakukan seorang manajer proyek dalam melakukan manajemen
ruang lingkup proyek, yaitu : 1.Perencanaan ruang lingkup proyek. Pada
tahap ini, manajer proyek akan mendokumentasikan bagaimana ruang lingkup proyek
akan didefinisikan, diverifikasi, dikontrol dan menentukan bagaimana WBS akan
dibuat serta merencanakan bagaimana mengendalikan perubahan akan ruang lingkup
proyek. 2. Mendefinisikan ruang lingkup proyek. Pada tahap ini, ruang lingkup
proyek akan didefinisikan secara terperinci sebagai landasan untuk pengambilan
keputusan proyek dimasa depan. 3. Membuat Work Breakdown Structure. WBS
merupakan pembagian deliverables proyek berdasarkan kelompok kerja. WBS
dibutuhkan karena pada umumnya dalam sebuah proyek biasanya melibatkan banyak
orang dan deliverables, sehingga sangat penting untuk mengorganisasikan
pekerjaan-pekerjaan tersebut menjadi bagian-bagian yang lebih terperinci lagi. 4.
Melakukan verifikasi ruang lingkup proyek. Tahap ini merupakan tahap dimana
final project scope statement diserahkan kepada stakeholder untuk diverifikasi.
5. Melakukan kontrol terhadap ruang lingkup proyek. Dalam pelaksanaan proyek,
tidak jarang ruang lingkup proyek mengalami perubahan. Untuk itu, perlu
dilakukannya kontrol terhadap perubahan ruang lingkup proyek. Perubahan yang
tidak terkendali, akan mengakibatkan meluasnya ruang lingkup proyek.
Kompetensi Yang Harus Dimiliki Seorang Manajer Proyek
Seorang
manager proyek merupakan seorang professional dalam bidang manajemen proyek.
Manajer proyek memiliki tanggung jawab untuk melakukan perencanaan, pelaksanaan
dan penutupan sebuah proyek yang biasanya berkaitan dengan bidang industri
kontruksi, arsitektur, telekomunikasi dan informasi teknologi. Untuk
menghasilkan kinerja yang baik, sebuah proyek harus dimanage dengan baik oleh
manajer proyek yang berkualitas baik serta memiliki kompetensi yang
disyaratkan. Lalu apa saja kompetensi yang dimaksud? Seorang manajer proyek
yang baik harus memiliki kompetensi yang mencakup unsur ilmu pengetahuan
(knowledge), kemampuan (skill) dan sikap (attitude). Ketiga unsur ini merupakan
salah satu faktor penting dalam menentukan keberhasilan proyek. Sebuah proyek
akan dinyatakan berhasil apabila proyek dapat diselesaikan sesuai dengan waktu,
ruang lingkup dan biaya yang telah direncanakan. Manajer proyek merupakan
individu yang paling menentukan keberhasilan / kegalan proyek. Karena dalam hal
ini manajer proyek adalah orang yang memegang peranan penting dalam
mengintegrasikan, mengkoordinasikan semua sumber daya yang dimiliki dan
bertanggung jawab sepenuhnya atas kenberhasilan dalam pencapaian sasaran
proyek. Untuk menjadi manajer proyek yang baik, terdapat 9 ilmu yang harus
dikuasai. Adapun ke sembilan ilmu yang dimaksud antara lain :
1. Manajemen Ruang Lingkup;
2. Manajemen Waktu;
3. Manajemen Biaya;
4. Manajemen Kualitas;
5. Manajemen Sumber Daya Manusia;
6. Manajemen Pengadaan;
7. Manajemen Komunikasi;
8. Manajemen Resiko;
9. Manajemen Integrasi.
Seorang
manajer proyek yang baik juga harus mempersiapkan dan melengkapi kemampuan diri
sendiri yang bisa diperoleh melalui kursus manajemen proyek. Adapun panduan
referensi standart internasional yang kerap dipergunakan dalam bidang manajemen
proyek adalam PMBOK (Project Management Body Of Knowledge). Setelah seorang
manajer proyek dirasa cukup menguasai bidang pekerjaan yang sedang dijalani,
maka disarankan untuk dapat mengambil sertifikasi manajemen proyek. Mereka yang
berhasil mendapatkan sertifikasi ini akan memperoleh gelar PMP (Project
Management Professional) dibelakang namanya sebagai bukti dimilikinya kemampuan
terkait.
Tipe Organisasi didalam Proyek
Proyek
merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki
keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki
spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan. Dengan adanya
keterbatasan-keterbatasan dalam mengerjakan suatu proyek, maka sebuah
organisasi proyek sangat dibutuhkan untuk mengatur sumber daya yang dimiliki
agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron sehingga tujuan proyek
bisa tercapai. Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa
pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat waktu dan sesuai
dengan kualitas yang diharapkan. Secara umum, terdapat 4 jenis organisasi
proyek yang biasa digunakan dalam menyelesaikan suatu proyek. Adapun
jenis-jenis organisasi proyek yang dimaksud antara lain :
1.
Organisasi Proyek Fungsional
Dalam
organisasi proyek fungsional, susunan organisasi proyek dibentuk dari
fungsi-fungsi yang terdapat dalam suatu organisasi. Organisasi ini biasanya
digunakan ketika suatu bagian fungsional memiliki kepentingan yang lebih
dominan dalam penyelesaian suatu proyek. Top manajer yang berada dalam fungsi
tersebut akan diberikan wewenang untuk mengkoordinir proyek. Adapun beberapa
kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek ini antara lain proyek dapat
diselesaikan dengan struktur dasar fungsional organisasi induk, memiliki
fleksibilitas maksimum dalam penggunaan staf, adanya pembauran berbagai jenis
keahlian bagi tiap-tiap fungsi serta peningkatan terhadap profesionalisme pada
sebuah divisi fungsional. Sedangkan beberapa kelemahan yang ditemui dalam
organisasi proyek fungsional antara lain proyek biasanya kurang fokus, terdapat
kemungkinan terjadinya kesulitan integrasi antar tiap-tiap fungsi, biasanya
membutuhkan waktu yang lebih lama serta motivasi orang-orang yang terdapat
dalam organisasi menjadi lemah.
2.
Organisasi Proyek Tim Khusus
Dalam
organisasi proyek tim khusus, organisasi akan membentuk tim yang bersifat
independen. Tim ini bisa direkrut dari dalam dan luar organisasi yang akan
bekerja sebagai suatu unit yang terpisah dari organisasi induk. Seorang manajer
proyek full time akan ditunjuk dan diberi tanggung jawab untuk memimpin
tenaga-tenaga ahli yang terdapat dalam tim. Adapun beberapa kelebihan yang
terdapat dalam organisasi proyek tim khusus yakni tim akan terbentuk dengan
bagian-bagian yang lengkap dan memiliki susunan komando tunggal sehingga tim
proyek memiliki wewenang penuh atas sumber daya yang ada untuk mencapai sasaran
proyek, sangat dimungkinkan ditanggapinya perubahan serta dapat diambil sebuah
keputusan dengan tepat dan cepat karena keputusan tersebut dibuat oleh tim dan
tidak menunda hierarki, status tim yang mandiri akan menumbuhkan identitas dan
komitmen anggotanya untuk menyelesaikan proyek dengan baik, jalur komunikasi
dan arus kegiatan menjadi lebih singkat, mempermudah koordinasi maupun
integrasi personel serta orientasi tim akan lebih kuat kepada kepentingan
penyelesaian proyek. Sedangkan beberapa kelemahan yang ditemukan dalam
organisasi proyek ini adalah biaya proyek menjadi besar karena kurang efisien
dalam membagi dan memecahkan masalah dalam penggunaan sumber daya, terdapat
kecendrungan terjadinya perpecahan antara tim proyek dengan organisasi induk
serta proses transisi anggota tim proyek untuk kembali ke fungsi semula jika
proyek telah selesai akan terasa sulit karena telah meninggalkan departemen
fungsionalnya dalam waktu yang lama.
3.
Organisasi Proyek Matriks
Organisasi
proyek matriks merupakan suatu organisasi proyek yang melekat pada divisi
fungsional suatu organisasi induk. Pada dasarnya organisasi ini merupakan
penggabungan kelebihan yang terdapat dalam organisasi fungsional dan organisasi
proyek khusus. Beberapa kelebihan yang terdapat dalam bentuk organisasi ini
yaitu manajer proyek bertanggung jawab penuh kepada proyek, permasalahan yang
terjadi dapat segera ditindaklanjuti, lebih efisien karena menggunakan sumber
daya maupun tenaga ahli yang dimiliki pada beberapa proyek sekaligus serta para
personel dapat kembali ke organisasi induk semula apabila proyek telah selesai.
Adapun beberapa kekurangan yang terdapat dalam bentuk organisasi proyek ini antara
lain manajer proyek tidak dapat mengambil keputusan mengenai pelaksanaan
pekerjaan dan kebutuhan personel karena keputusan tersebut merupakan wewenang
dari pada departemen lain, terdapat tingkat ketergantungan yang tinggi antara
proyek dan organisasi lain pendukung proyek serta terdapat dua jalur pelaporan
bagi personel proyek karena personel proyek berada dibahwah komando pimpinan
proyek dan departemen fungsional. 4. Organisasi Proyek Virtual Organisasi
proyek virtual adalah suatu bentuk organisasi proyek yang merupakan aliansi
dari beberapa organisasi dengan tujuan untuk menghasilkan suatu produk
tertentu. Struktur kolaborasi ini terdiri dari beberapa organisasi lain yang
saling bekerjasama dan berada disekelilin perusahaan inti. Adapun beberapa
kelebihan yang terdapat dalam susunan organisasi proyek virtual ini antara lain
terjadi pengurangan biaya yang signifikan, cepat beradaptasi dengan pesatnya
perkembangan teknologi serta adanya peningkatan terhadap fleksibilitas usaha.
Sedangkan beberapa kekurangan yang terdapat dalam organisasi ini yakni proses
koordinasi keprofesionalan dari berbagai organisasi yang berbeda dapat menjadi
hambatan, terdapat potensi terjadinya kehilangan kontrol pada proyek serta
terdapat potensi terjadinya konflik interpersonal.
Jenis-jenis
Proyek
Proyek
merupakan aktivitas yang bersifat temporer. Dalam pengerjaannya, selalu ada
batasan (time, scope dan budget) yang mempengaruhi kesuksesan pelaksanaan
proyek. Perubahan terhadap salah satu faktor akan mempengaruhi faktor yang
lain. Seluruh aktivitas yang terdapat pada proyek merupakan sebuah mata rantai
yang dimulai sejak dituangkannya ide, direncanakan, kemudian dilaksanakan,
sampai benar-benar memberikan hasil yang sesuai dengan perencanaannya semula.
Dalam kehidupan sehari-hari, dapat kita lihat berbagai jenis kegiatan proyek.
Jenis-jenis kegiatan proyek tersebut secara garis besar terkait dengan
pengkajian aspek ekonomi, keuangan, permasalahan lingkungan, desain
engineering, marketing, manufaktur, dan lain-lain. Namun, pada kenyataannya,
kita tidak dapat membagi-bagi proyek pada satu jenis tertentu saja, kerena pada
umumnya kegiatan proyek merupakan kombinasi dari beberapa jenis kegiatan
sekaligus. Akan tetapi, jika ditinjau dari aktivitas yang paling dominan yang
dilakukan pada sebuah proyek, maka kita dapat mengkategorikan proyek sebagai
berikut :
1. Proyek
Engineering Kontruksi Dalam kegiatannya, aktivitas yang paling dominan yang
dilakukan dalam proyek ini adalah pengkajian kelayakan, desain engineering,
pengadaan dan konstruksi.
2. Proyek
engineering Manufacture Secara garis besar, kegitan proyek ini meliputi seluruh
kegitan yang bersifat untuk menghasilkan produk baru.
3. Proyek
Pelayanan Manajemen Dalam pengerjaannya, aktivitas utama dalam proyek ini
adalah merancang system informasi manajemen, merancang program efisiensi dan
penghematan, diversifikasi, penggabungan dan pengambilalihan, memberikan
bantuan emergency untuk daerah yang terkena musibag, merancang strategi untuk
mengurangi kriminalitas dan penggunaan obat-obat terlarang dan lain-lain.
4. Proyek
Penelitian dan Pengembangan. Adapun aktivitas utama yang dilakukan dalam
pelaksanaan proyek ini meliputi melakukan penelitian dan pengembangan suatu
produk tertentu.
5. Proyek
Kapital Secara umum, kegiatan yang dilakukan dalam proyek ini biasanya
digunakan oleh sebuah badan usaha atau pemerintah, misalnya pembebasan tanah,
penyiapan lahan dan pembelian material. Berdasarkan penjelasan di atas dapat
juga ditarik suatu kesimpulan yaitu bahwa dalam suatu jenis proyek yang memiliki
beberapa aktivitas sekaligus, maka pembagiannya merupakan kombinasi. Proyek
pembuatan sumur minyak dan gas, jika ditinjau dari segi pembangunannya dapat
dikategorikan sebagai proyek engineering konstruksi. Namun, dari seluruh
tahapan dan biaya yang dibutuhkan pada pelaksanaannya dapat dikategorikan
sebagai proyek capital. 6. Yang kami butuhkan ada 7 tapi yang ada kok 5
Tidak ada komentar:
Posting Komentar