12 TEKNIK-TEKNIK KOORDINASI
Terdapat
beragam teknik koordinasi. Beberapa diantara teknik koordinasi yang dapat
diaplikasikan dalam organisasi publik adalah teknik koordinasi dengan
pendekatan proses manajemen, teknik koordinasi dengan pendekatan mekanisme
pasar, teknik koordinasi dengan pendekatan organisasi, teknik koordinasi dengan
pendekatan hubungan antar struktur dan teknik koordinasi dengan pendekatan
partisipasi masyarakat.
1. Teknik
Koordinasi dengan Pendekatan Proses Manajemen
Karena
peranannya sebagai fungsi yang mengintegrasikan seluruh proses organisasi maka
koordinasi perlu dilakukan dalam setiap tahapan proses manajemen. Hal ini
diperlukan karena setiap tahapan proses manajemen tentu memerlukan keterpaduan
peran para pemangku kepentingan (stakeholders) dalam mencapai tujuan
organisasi. Oleh karena itu, koordinasi dianggap sebagai salah satu kunci
sukses dalam proses manajemen. Dengan kata lain, koordinasi merupakan esensi
manajemen dan secara implisit terkandung dalam fungsi-fungsi manajemen. Teknik
koordinasi dalam tahapan proses manajemen dapat dijelaskan sebagai berikut :
a.
Koordinasi dalam Perencanaan.
Koordinasi
dalam perencanaan merupakan upaya untuk mengintegrasikan berbagai perencanaan
melalui diskusi yang saling menguntungkan, tukar pikiran. Contoh, koordinasi
antara unit kelitbangan dan unit kesekretariatan untuk mengoptimalkan peran
kelitbangan yang didukung kesekretariatan yang handal.
b.
Koordinasi dalam Pengorganisasian. Koordinasi merupakan esensi
organisasi.
Koordinasi dalam pengorganisasian sangat diperlukan manajemen antara lain dalam
distribusi tugas. Misalnya, untuk kegiatan reformasi birokrasi dalam suatu
instansi maka dibentuk satu tim reformasi yang bertugas menyusun konsep
reformasi birokrasi. Dalam tim tersebut ditetapkan beberapa sub-tim yang diberi
tugas untuk mempersiapkan konsep spesifik, misalnya: sub-tim keuangan, sub-tim
sumber daya manusia, sub-tim grand-design dan sebagainya.
c.Koordinasi
dalam staffing.
Dalam
penempatan pegawai perlu dilakukan koordinasi untuk menjamin pegawai yang tepat
di tempat yang tepat (the right man on the right place). Misalnya, untuk
menghasilkan keputusan promosi jabatan pada beberapa jabatan tertentu maka
dilakukan rapat Baperjakat yang terdiri dari unsur pimpinan dan unsur
kesekretariatan khususnya kepegawaian.
d.Koordinasi
dalam directing.
Efektivitas
arahan, instruksi dan pedoman sangat bergantung pada harmonisasi atasan dan
bawahan. Misalnya, dalam satu unit tertentu, pimpinan memberikan arahan ke mana
unit tersebut diarahkan untuk mendukung tugas, pokok dan fungsi organisasi.
e.
Koordinasi dalam pengawasan.
Koordinasi
melalui pengawasan diperlukan untuk menjamin sigkronisasi antara kinerja aktual
dengan kinerja yang distandarkan. Misalnya suatu organisasi berdasarkan rencana
stratejiknya menetapkan beberapa performance indicators dari beberapa kegiatan
yang dilakukan. Berdasarkan performance indicators tersebut dilakukan evaluasi
triwulanan atau tahunan untuk mengevaluasi pencapaian kinerja tersebut.
Dengan demikian,
koordinasi perlu dilakukan dalam setiap proses manajemen sebagai upaya
mengintegrasikan upaya berbagai pemangku kepentingan dalam mencapai tujuan
organisasi. Kalau langkah tersebut tidak dilakukan maka sangat sulit bagi para
manajer untuk memastikan bahwa seluruh pemangku kepentingan dapat bekerjasama
secara terpadu.
2. Teknik
Koordinasi dengan Pendekatan Pasar
Koordinasi
secara prinsip diturunkan dari teori organisasi. Dalam organisasi yang kompleks
terdiri dari beberapa divisi tenaga kerja (division of labour). Masing-masing
divisi tenaga kerja tersebut memiliki spesialisasi kompetensi dan bidang
pekerjaan tertentu. Untuk memadukan berbagai divisi dan spesialisasi tersebut
dalam pencapaian tujuan organisasi maka dilakukan koordinasi. Koordinasi dapat
dilakukan dalam kerangka outward dan inward looking. Dalam kerangka outward
looking, koordinasi dilakukan dalam arena lingkungan eksternal organisasi.
Salah satu lingkungan yang sangat berpengaruh adalah lingkungan pasar
(market).Instrumen koordinasi dalam pasar adalah harga (price). Melalui
mekanisme harga ini seluruh stakeholder saling terhubungkan dalam suatu
kegiatan ekonomi. Mekanisme ini juga sering disebut sebagai ”invisible hand”
(tangan tidak terlihat). Melalui tangan tidak terlihat ini semua pihak diatur
untuk menghasilkan kesepakatan harga dan kuantitas yang ditawarkan dan diminta
3. Teknik
Koordinasi dengan pendekatan Organisasi
Secara
organisatoris, koordinasi terjadi melalui mekanisme non-harga. Mekanisme
koordinasi ini tidak terancang secara otomatis tetapi harus dirancang oleh
pihak yang memiliki otoritas dalam organisasi. Mekanisme koordinasi tersebut
menurut Mintzberg (1989) terdiri dari: 1) mutual adjustment; 2) direct
supervision; 3) Standardization of work; 4) Standardization of output; 5)
Standardization of skills; 6) standardization of norms.
1) Mutual
Adjustment
Mutual
adjustment merupakan mekanisme koordinasi dimana masing-
masing
divisi/unit organisasi melakukan penyesuaian dalam memaksimalkan
benefit/kesuksesan organisasi. Dalam hal ini proses koordinasi berjalan secara
cair (fluid), tidak terlalu formal, tidak memerlukan komando serta tanpa ada
hambatan birokrasi.
2) Direct
supervision
Direct
supervision merupakan mekanisme koordinasi dimana masing- masing divisi/unit
organisasi disupervisi/diawasi/dikontrol secara ketat oleh atasannya dalam
rangka memaksimalkan benefit/kesuksesan organisasi. Dalam hal ini proses
koordinasi berjalan melalui mekanisme penetapan target, pengawasan pencapain
target dan pelaporan pencapaian target . Koordinasi juga dilakukan secara
bertingkat (atasan: supervisor dan bawahan: unit/divisi).
3)
Standardization of work
Standardization
of work merupakan mekanisme koordinasi dimana proses kerja masing-masing
divisi/unit organisasi dirancang sedemikian rupa sehingga proses kerja tersebut
bersifat baku/standar. Standarisasi proses kerja tersebut biasanya dinamakan
standard operating procedure (SOP). Melalui mekanisme ini proses kerja dapat
dipercepat atau diperlambat sesuai dengan standar yang ditetapkan.
4)
Standardization of output
Standardization
of output merupakan mekanisme koordinasi dimana output kerja masing-masing
divisi/unit organisasi dirancang sedemikian rupa sehingga output kerja tersebut
bersifat baku/standar sesuai dengan harapan organisasi. Standarisasi output
kerja tersebut biasanya biasanya tercermin dalam salah satu performance
indicators (PIs). Yang tercermin dalam performance indicators ini biasanya
bukan hanya output tetapi juga benefit dan impact dari suatu rancangan
program/kegiatan.Melalui mekanisme ini semua divisi/unit dalam organisasi
dituntut untuk berupaya mencapai output yang telah distandarkan. Pencapaian
output standar tersebut biasanya dijadikan sebagai parameter
keberhasilan/kegagalan suatu divisi/unit dalam organisasi.
5) Standardization
of skills
Standardization
of skills merupakan mekanisme koordinasi dimana skills kerja masing-masing
divisi/unit organisasi terancang sedemikian rupa sehingga proses serta output
kerja dapat dicapai atas kerjasama sistematis dalam satu kelompok skills
tertentu. Karena skills yang dibutuhkan sudah standar maka hanya sumber daya
yang memenuhi skills tersebut yang dapat terlibat dalam kegiatan organisasi
ini.
6)
Standardization of norms
Standardization
of norms merupakan mekanisme koordinasi dimana prilaku kerja dari masing-masing
individu terstandarkan dalam bentuk tata nilai, aturan dan lainnya sehingga
misi organisasi dapat dicapai.
Keenam
mekanisme koordinasi tersebut, namun demikian, belum tentu cocok diterapkan
atau diaplikasikan pada semua jenis organisasi. Pada jenis organisasi tertentu
terdapat mekanisme koordinasi yang cocok dengan organisasi tersebut. Dilihat
dari jenisnya serta tingkat kecocokan mekanisme koordinasi, organisasi dapat
dikategorikan ke dalam: pertama, entrepreunerial organization (organisasi yang
mewirausahakan), jenis organisasi seperti ini memiliki spirit kewirausahaan
yang tinggi. Artinya, para pemangku kepentingan dalam organisasi tersebut
sangat aktif membuka ruang terobosan serta menangkap peluang untuk kepentingan
organisasi. Semangat perubahan ke arah kemajuan serta adanya fleksibilitas
untuk bermanuever membuat organisasi jenis ini memiliki kapasitas yang memadai
untuk mempercepat pertumbuhan organisasi (perpetuating organizational growth).
Mekanisme koordinasi yang cocok dengan organisasi jenis ini adalah direct
supervision (supervisi langsung). Untuk mencapai tujuan organisasi sumber daya
manusia atau unit-unit dalam organisasi “dikawal” melalui supervisi langsung.
Contoh dari
jenis organisasi ini adalah BUMN (Badan Usaha Milik Negara). Jenis organisasi
ini diharapkan dapat memanfaatkan peluang usaha untuk menghasilkan profit.
Misalnya, PTPN sebagai salah satu BUMN di bidang perkebunan memiliki peran
stratrejik dalam mengembangkan usaha perkebunan yang menguntungkan.
Kedua, machine organization (organisasi mekanis), jenis
organisasi ini cenderung memiliki perilaku organisasi yang mekanis. Pola
interaksi dalam organisasi cenderung kaku sebagaimana pola interaksi antar
komponen dalam mesin yang segala sesuatunya sudah teratur. Oleh karena itu,
mekanisme koordinasi yang cocok dengan jenis organisasi mekanis adalah
standardization of work process (standarisasi proses kerja). Instrumen
koordinasi melalui standarisasi proses kerja ini berarti standarisasi proses
kerja sedemikian rupa sehingga proses kerja berlaku sama untuk semua jenis
pekerjaan yang terkait. Hal ini dimaksudkan untuk menjamin kualitas proses
kerja agar sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Misalnya, organisasi
yang bergerak dalam bidang pelayanan KTP (Kartu Tanda Penduduk) harus
menggunakan instrumen koordinasi standarisasi proses kerja. Melalui instrumen
ini, organisasi dapat menjamin pelayanan KTP dapat diberikan sesuai dengan
kualitas yang distandarkan.
Ketiga, professional organization (organisasi profesi) yaitu
organisasi yang dijadikan wadah kerjasama para professional pada bidang
tertentu. Dari segi SDM, jenis organisasi ini terdiri dari para ahli (experts)
bidang tertentu. Dari segi bidang keahlian, organisasi ini terspesialisasi pada
bidang tertentu. Mekanisme koordinasi cenderung tidak dapat dilakukan melalui
pola yang kaku, didiktekan, bersifat komando, tetapi didasarkan pada
standardization of skills (standarisasi keahlian). Dengan kata lain, Keahlian
yang terstandarisasi menjadi instrumen pengendalian dan pemaduan kegiatan para
profesional tersebut.
Contoh
organisasi profesi antara lain adalah Ikatan Dokter Indonesia (IDI). Organisasi
ini terdiri dari para dokter (profesi dokter) yang saling menghimpunkan diri
untuk menjaga integritas dan kualitas kedokteran di Indonesia. Aktivitas para
dokter tersebut harus berpedoman pada standarisasi kehalian dokter berupa Kode
Etik Kedokteran.
Keempat, Diversified Organization (Organisasi yang
Terdiversifikasi), organisasi ini memiliki struktur yang terdiversifikasi ke
dalam beragam unit, departementasi dan cabang. Keberagaman tersebut sangat
sulit dijangkau (too long span of control) melalui mekanisme koordinasi
standarisasi proses maupun supervisi langsung. Yang justru dapat secara efektif
dan efisien dilakukan dalam organisasi jenis ini adalah koordinasi melalui
standarisasi output. Metode proses pelaksanaan kegiatan diserahkan pada
masing-masing unit sedangkan hasil/output dikendalikan secara terpusat. Dengan
kata lain, pimpinan menetapkan standar output yang diharapkan sedangkan
unit-unit pelaksana bertugas mewujudkan pencapaian standar output tersebut
sebagai realisasi komitmen kontrak kinerja antara unit-unit pelaksana dengan
pimpinan.
Kelima, inovative organization (organisasi yang inovatif). Bagi
organisasi yang menekankan kegiatannya pada kegiatan inovasi maka organisasi
tersebut lebih tepat berada pada iklim kerja yang memberi ruang untuk
berkembangnya pemikiran-pemikiran serta produk-produk pemikiran yang justru
mendobrak kemapanan sistem. Oleh karena itu, suasana yang kaku, terstandar,
monoton tidak sesuai dengan tipe organisasi ini.
4. Teknik
Koordinasi dengan Pendekatan Hubungan antar Struktur
Dilihat dari
pola hubungan antar struktur khususnya dalam kegiatan pemerintahan maka
koordinasi dapat dilakukan melalui beberapa langkah berikut(menurut
SANRI,1997):
1)
Koordinasi Hierarkhis (Koordinasi Vertikal);
Koordinasi
Hierarkhis (Koordinasi Vertikal) adalah koordinasi dilakukan oleh seorang
pejabat pimpinan dalam suatu instansi pemerintah terhadap pejabat (pegawai)
atau instansi bawahannya. Koordinasi macam ini melekat pda setiap fungsi
pimpinan seperti halnya fungsi-fungsi perencanaan, penggerak, pengorganisasian
dan pengawasan.
Setiap
pimpinan berkewajiban untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahannya.
Contoh : -
Kepala Biro terhadap Kepala Bagian dalam lingkungannya;
- Direktorat
Jenderal terhadap Direktorat dalam lingkungannya;
2)
Koordinasi Fungsional;
Koordinasi
Fungsional adalah koordinasi yang dilakukan oleh seorang pejabat atau sesuatu instansi
terhadap pejabat atau instansi lainnya yang tugasnya berkaitan berdasarkan azas
fungsionalisasi.
Dalam
koordinasi fungsional ini dapat dibedakan yaitu:
a.
Koordinasi Fungsional Horizontal;
Koordinasi
ini dilakukan oleh seorang pejabat atau suatu unit/instansi terhadap pejabat
atau unit/instansi lain yang setingkat.
Contoh :
Sekretaris Jenderal mengkoordinasikan para Direktur Jenderal, Inspektur
Jenderal dan Kepala Badan dalam menyusun rencana di lingkungan Departemennya.
b.
Koordinasi Fungsional Diagonal;
Koordinasi
ini dilakukan oleh seorang pejabat atau suatu instansi terhadap pejabat atau
instansi lain yang lebih rendah tingkatannya tetapi bukan bawahannya.
Contoh :
- Biro
Keuangan pada Sekretaris Jenderal mengkoordinasikan kegiatan-kegiatannya Bagian
Keuangan dari Sekretariat Direktorat Jenderal dalam lingkungan Departemen yang
bersangkutan.
- Badan
Kepegawaian Negara (BKN) mengkoordinasikan Biro-biro Kepegawaian pada
Departemen atau instansi pemerintah lainnya dalam bidang Administrasi
Kepegawaian.
c.
Koordinasi Fungsional Teritorial;
Koordinasi
ini dilakukan oleh seorang pejabat atau pimpinan atau suatu instansi terhadap
pejabat atau instansi lain yang berada dalam suatu wilayah (teritorial)
tertentu di mana semua urusan yang ada dalam wilayah tersebut menjadi wewenang
atau tanggung jawabnya selaku penguasa atau penanggung jawab tunggal.
Contoh: -
Administrasi Pelabuhan mengadakan koordinasi terhadap semua instansi atau
perusahaan atau organisasi lain yang berada di wilayah pelabuhan tertentu.
-Koordinasi
yang dilakukan oleh Pembina lokasi
transmigrasi
yang belum diserahkan kepada Pemerintah
Daerah.
5. Teknik
Koordinasi dengan pendekatan Partisipasi Masyarakat
Koordinasi
juga dapat dilakukan antara pemerintah dan masyarakat melalui instrumen partisipasi
masyarakat. Beberapa instrumen partisipasi yang dapat digunakan dalam
koordinasi adalah komunikasi, konsultasi dan koproduksi. Namun demikian, ketiga
bentuk partisipasi tersebut merupakan bentuk-bentuk partisipasi yang dapat
dikategorikan dengan polatop-down. Untuk itu, bentuk partisipasi masyarakat
yang otonom berdasarkan polabottom-up menjadi pelengkap instrumen koordinasi
melalui partisipasi. Instrumen partisipasi dalam koordinasi tersebut dapat
dilihat dalam Gambar 4.
Definisi
dari keempat bentuk partisipasi tersebut adalah sebagai berikut:
• Komunikasi
adalah informasi satu arah dari penyedia layanan ke
masyarakat.
•
Ko-produksi adalah pelibatan pengguna layanan atau konsumen dalam
proses
produksi layanan baik secara parsial maupun secara total.
• Konsultasi
adalah dialog dua arah antara penyedia layanan dan masyarakat
• Komunikasi
adalah informasi satu arah dari penyedia layanan ke masyarakat
•
Partisipasi Otonom adalah partisipasi yang lahir dari pengorbanan dan
kesukarelaan masyarakat untuk terlibat langsung dalam memperjuangkan hak-hak
mereka
Tidak ada komentar:
Posting Komentar