0.6 Penjelasan Perencanaan
Dalam manajemen, perencanaan adalah
proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan
itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan
merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen
karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan
pengontrolan—tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana
formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan
tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah
rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu
tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya,
setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal
dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang
harus dilakukan.
·
|
Tujuan
Stephen
Robbins dan Mary Coulter mengemukakan
banyak tujuan perencanaan. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan
baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan
dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja
sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa
rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara
serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian.
Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan,
meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun
rencana untuk menghadapinya.
Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan.
Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien
dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga
dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi
dalam perusahaan.
Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan
standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya,
yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atauevaluating adalah
proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana,
manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi[1] menunjukan
adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.
Elemen
perencanaan
Perencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu
sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan).
Sasaran
Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu,
grup, atau seluruh organisasi.[2] Sasaran
sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan
membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.
Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran
yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil. Stated goals adalah
sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. Sasaran seperti ini
dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas, atau
pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini
bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan.
Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh
perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan
organisasi beserta anggotanya.
Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi
untuk mencapai sasarannya. Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional.
Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang
kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals) yang
lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi kepada anak
buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah. Pendekatan ini
mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya karena
mereka telah melihat gambaran besar perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada
proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan. Seringkali, atasan memberikan
sasaran yang cakupannya terlalu luas seperti "tingkatkan kinerja,"
"naikkan profit," atau "kembangkan perusahaan," sehingga
bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi
maksud sasaran itu (lihat gambar).
Pendekatan kedua disebut dengan management by
objective atau MBO. Pada pendekatan ini,
sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi
juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran
yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga
produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam
pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO
membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan
bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja
memenuhi sasarannya tanpa memedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim
berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalan sekedar formalitas belaka, pada
akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri.
Rencana
Rencana atau plan adalah dokumen yang
digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup
alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana
dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi
penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis
dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku
diseluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang
mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.
Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi
rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang
umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana
jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara
rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate
time frame.
Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana
direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya
memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Misalnya
seorang manajer menyuruh karyawannya untuk "meningkatkan profit 15%."
Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu.
Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi.
Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan
cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh karyawan
untuk "meningkatkan profit 15%," ia juga memberikan perintah
mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain.
Terakhir, rencana dibagi berdasarkan frekuensi
penggunannya, yaitu single use atau standing.
Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali
saja. Contohnya adalah "membangun 6 buah pabrik di China atau
"mencapai penjualan 1.000.000 unit pada tahun 2006." Sedangkan standing
plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri,
yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar